Statuts et règlements

N.B. Dans le texte, le terme « représentant » désigne également les femmes et les hommes.

NOM:

Cette société est connue sous le nom de :

Association des représentants médicaux de la Mauricie inc. ou ARMM inc.

BUTS:

• Promouvoir l’intérêt professionnel de ses membres.
• Créer et maintenir l’harmonie pour faciliter le travail de ses membres.
• Maintenir et développer l’accessibilité aux cliniques / établissements de soins de santé pour ses membres.
• Fournir l’information relative au bon déroulement des relations d’affaires.

ADMISSION:

Est éligible, pour faire partie de cette société et devenir membre, tout représentant qui visite en personne des pharmaciens, des médecins ou des hôpitaux et qui fait la promotion de produits pharmaceutiques d’origines ou sous ordonnance et avec un numéro de DIN.

Dans le cas d’une compagnie Médicaments Novateurs Canada qui utilise les services d’une compagnie contractuelle non-membre, le représentant de celle-ci pourra devenir membre de l’ARMM, en tenant compte qu’il respecte les règles de la compagnie pour laquelle il est affilié.

Le mot « membre » désigne un poste de représentant au sein d’une compagnie et non un individu représentant. Par conséquent, si un représentant membre de l’ARMM quitte sa compagnie pour une autre compagnie membre de Médicaments Novateurs Canada, dans la même année fiscale de l’ARMM, la cotisation demeure la propriété de la compagnie. Cependant, s’il y a retrait de la compagnie, en cours d’année de Médicaments Novateurs Canada, ou si un représentant quitte pour une compagnie non-membre de Médicaments Novateurs Canada, les représentants conservent leurs rendez-vous, mais perdent tous les autres privilèges. Si un représentant veut se joindre en cours d’année, il aura droit à tous les privilèges, en tenant compte que l’ARMM offre le service de prise de rendez-vous pour certaines cliniques lors de la réunion annuelle, mais que la gestion du calendrier des RV disponibles demeure la prérogative des cliniques concernées.

COTISATION:

La cotisation annuelle de chaque membre de l’ARMM est fixée à cent vingt-cinq dollars (125.00$) payable au plus tard lors de la réunion annuelle.

Dans des cas de circonstances exceptionnelles, comme des surplus majeurs ou encore un manque de fonds, il sera possible de moduler les frais de la cotisation annuelle sans passer au vote.

• Lorsqu’une diminution est nécessaire (en fonction des lois fiscales régissant notre association), elle sera mise en place lors de l’avis de convocation annuelle et le montant sera dicté pour se conformer aux exigences fiscales (pas de limite de baisse).
• Si une hausse de la cotisation annuelle est nécessaire, la hausse ne pourra représenter plus de 25,00$. Si une hausse de plus est indiquée, un vote spécial devra avoir lieu.

Tout membre ayant omis de payer sa cotisation au plus tard lors de la réunion annuelle, à moins d’avis contraire du bureau de direction, sera rayé des cadres de l’association.

Un nouveau membre peut joindre l’association durant l’année. S’il se joint avant la mi-année, il devra payer le montant total de la cotisation. S’il se joint passé la mi-année, une déduction de 50% du montant de la cotisation lui sera demandée.

PRIVILÈGES DES MEMBRES:

Un membre ayant acquitté sa cotisation lors de la réunion annuelle, se verra octroyé les privilèges suivants : prise de RV & tirages au sort, participation à l’assemblée annuelle, droit de vote, faire partie de la liste d’envoi de l’ARMM, avoir droit à l’information concernant les échanges de RV, être inclus sur notre site web avec ses coordonnées ainsi que dans le groupe Messenger, et participer aux activités de l’ARMM.

Pour ceux qui auront acquitté leur cotisation après la tenue de la réunion annuelle, pourront bénéficier des privilèges suivants effectifs le jour du paiement : droit de vote, faire partie de la liste d’envoi de l’ARMM, avoir droit à l’information concernant les échanges de RV, leur profil à jour sur notre site web et participer aux activités de l’ARMM.

Les tirages de RV dans les cliniques seront attribués sur une base individuelle (par membre) ou par compagnie aux représentants présents à la réunion annuelle en fonction des plages horaires disponibles. Dans certaines situations où l’accessibilité est restreinte et par souci d’équité envers les membres, le comité exécutif se réserve le droit d’adapter le mode de tirage dans le cas de ces situations exceptionnelles afin d’assurer le bon déroulement de la réunion annuelle. Dans ce cas, seuls les représentants présents seront admissibles aux RV, même si les représentants absents ont un mandataire (voir section 11 ASSEMBLÉES).

ANNÉE FISCALE:

L’année fiscale débute le premier octobre de chaque année et se termine le trente (30) septembre de chaque année.

L’ARMM, puisqu’incorporée, se doit de produire un rapport d’impôt. L’ARMM n’a pas comme mandat de donner des commandites ou dons.

ADMINISTRATION:

Les affaires de l’association seront administrées par un bureau de direction composé de trois membres. Les membres élus rentreront en fonction dès la fin de l’assemblée générale. Ce bureau de direction pourra accepter de nouveaux membres en cours d’année et pourra aussi suspendre des membres n’ayant pas respecté le code d’éthique (voir section 16 SANCTIONS).

Les élus du comité exécutif ont un pouvoir décisionnel visant la bonne marche de l’association. Les décisions doivent être en ligne avec les buts fixés.

Toute décision amenant une dépense supérieure à 1000.00$ devra être assujettie au vote. Le montant sera accordé si la majorité plus un (50% + 1) est d’accord.

Pour des situations urgentes et exceptionnelles, un vote par courriel avec un minimum de 25% de participation dans un délai de deux semaines pourra être tenu. La majorité plus un demeure requise.

Il est interdit de fractionner une dépense pour contourner la limite de 1000.00$.

OFFICIERS:

Le comité exécutif, composé de 3 membres, veille au bon fonctionnement des relations entre les cliniques et les représentants. Il assume la gestion des RV dans les établissements ayant demandé l’aide de l’ARMM.

Il assure la communication des informations pertinentes, la gestion des activités sociales et la supervision générale.

Les mandats sont d’une durée de deux ans.

Le bureau de direction est composé de :

• Président(e) : supervise les activités, soutient les membres, préside les assemblées, responsable des procès-verbaux.
• Vice-Président(e) : responsable de la comptabilité, du rapport d’impôts, des finances et du casier postal.
• Directeur(rice) : reçoit les plaintes confidentielles, assure le lien entre l’exécutif et les membres, met à jour le site web et gère la boîte courriel.

ÉLECTIONS:

Les élections ont lieu chaque année durant l’assemblée générale.

Aux années paires : élection du président et du directeur.
Aux années impaires : élection du vice-président.

Si des postes ne sont pas comblés lors de l’AGA, une élection complémentaire pourra avoir lieu le dernier vendredi d’avril.

La séance est dirigée par un président d’élection désigné par l’assemblée, qui ne peut être élu.

Tout membre en règle peut être candidat s’il est proposé par un autre membre en règle.

Un vote secret est tenu si le nombre de candidats dépasse le nombre de postes disponibles.

DÉMISSION / ABSENCE PROLONGÉE / PRÉSENTÉISME:

Un membre du comité peut démissionner en tout temps s’il a rempli ses obligations.

Une absence prolongée (plus de 6 mois) durant la première année de mandat peut entraîner un report du remplacement jusqu’à l’AGA.

En cas de manque d’implication, le comité peut voter une sanction allant jusqu’à l’expulsion.

ASSEMBLÉES:

Les assemblées sont convoquées par le président.

La date de l’AGA aura lieu en novembre, sous réserve que 70% des membres et le comité soient disponibles.

Une convocation doit être envoyée au moins huit jours à l’avance.

Une assemblée spéciale peut être convoquée sur demande écrite de 15 membres.

Les assemblées ont lieu à Trois-Rivières (±35 km) ou en virtuel.

Heure d’arrivée : les membres doivent arriver 10 minutes avant le début de la réunion.

En cas de tirage de RV : un retard peut placer le représentant dans le tirage des absents.

Absence : avis par courriel obligatoire.

Rendez-vous : priorité aux membres présents (virtuel ou en personne). Mandat possible via courriel.

SITE WEB:

Un site web incluant les profils des membres, les commanditaires, les statuts et règlements sera mis à jour après chaque AGA.

ACTIVITÉS:

L’ARMM tentera d’organiser des activités sociales selon les intérêts des membres et le budget.

MODIFICATION DES STATUTS ET RÈGLEMENTS :

Toute modification doit être soumise aux membres lors de l’AGA. Si non unanime, un vote à majorité 50% + 1 sera tenu.

CODE D’ÉTHIQUE:

• Respect des normes professionnelles et morales.
• Respect des engagements envers les cliniques et hôpitaux.
• Fournir des renseignements complets et précis.
• Limiter les comparaisons aux faits et ne pas attaquer un concurrent.
• Agir professionnellement et éviter tout comportement portant préjudice à la profession.
• Jamais plus de deux représentants en attente pour un même professionnel. Un troisième doit quitter.
• En cas d’absence, aviser la secrétaire.
• Respecter le code de pratique de Médicaments Novateurs Canada.
• Respecter les règlements des établissements visités.
• Interdiction de prendre un RV pour un représentant non membre couvrant un autre territoire.
• Interdiction de prendre un RV uniquement pour le transférer.

SANCTIONS:

Les plaintes sont adressées au directeur, sauf conflit d’intérêt.

Exemples de conflit :

• Le directeur est impliqué;
• Un collègue de la même compagnie que le directeur;
• Un proche empêchant un jugement impartial.

Dans ces cas, la plainte doit être remise à un autre membre du comité.

Procédure :

• 1re offense : rencontre avec compte rendu écrit et signé.
• 2e offense : lettre au supérieur immédiat.
• 3e offense : lettre au supérieur + perte des privilèges de l’ARMM pour 1 an.

N.B. Les plaintes touchant le code de Médicaments Novateurs Canada sont gérées par leurs compagnies membres.