Statuts et règlements

N.B. Dans le texte, le terme « représentant » désigne également les femmes et les hommes.

NOM:

Cette société est connue sous le nom de :

Association des représentants médicaux de la Mauricie inc. ou ARMM inc.

BUTS:

• Promouvoir l’intérêt professionnel de ses membres.
• Créer et maintenir l’harmonie pour faciliter le travail de ses membres.
• Maintenir et développer l’accessibilité aux cliniques / établissements de soins de santé pour ses membres.
• Fournir l’information relative au bon déroulement des relations d’affaires.

ADMISSION:

Est éligible, pour faire partie de cette société et devenir membre, tout représentant qui visite des pharmaciens, des médecins ou des hôpitaux et qui fait la promotion de produits pharmaceutiques d’origines ou sous ordonnance et avec un numéro de DIN.

Dans le cas d’une compagnie Médicaments Novateurs Canada qui utilise les services d’une compagnie contractuelle non-membre, le représentant de celle-ci pourra devenir membre de l’ARMM, en tenant compte qu’il respecte les règles de la compagnie pour laquelle il est affilié.

Le mot « membre » désigne un poste de représentant au sein d’une compagnie et non un individu représentant. Par conséquent, si un représentant membre de l’ARMM quitte sa compagnie pour une autre compagnie membre de Médicaments Novateurs Canada, dans la même année fiscale de l’ARMM, la cotisation demeure la propriété de la compagnie. Cependant, s’il y a retrait de la compagnie, en cours d’année de Médicaments Novateurs Canada, ou si un représentant quitte pour une compagnie non-membre de Médicaments Novateurs Canada, les représentants conservent leurs rendez-vous, mais perdent tous les autres privilèges. Si un représentant veut se joindre en cours d’année, il aura droit à tous les privilèges, en tenant compte que l’ARMM offre le service de prise de rendez-vous pour certaines cliniques lors de la réunion annuelle, mais que la gestion du calendrier des RV disponibles demeure la prérogative des cliniques concernées.

COTISATION:

La cotisation annuelle de chaque membre de l’ARMM est fixée à cent vingt-cinq dollars (125.00$) payable le dernier vendredi d’octobre, soit à la réunion annuelle.

Dans des cas de circonstances exceptionnelles, comme des surplus majeurs ou encore un manque de fonds, il sera possible de moduler les frais de la cotisation annuelle sans passer au vote.

• Lorsqu’une diminution est nécessaire (en fonction des lois fiscales régissant notre association), elle sera mise en place lors de l’avis de convocation annuelle et le montant sera dicté pour se conformer aux exigences fiscales (pas de limite de baisse).
• Si une hausse de la cotisation annuelle est nécessaire, la hausse ne pourra représenter plus de 25,00$. Si une hausse de plus est indiquée, un vote spécial devra avoir lieu

Tout membre ayant omis de payer sa cotisation au plus tard le dernier vendredi d’octobre, à moins d’avis contraire du bureau de direction, sera rayé des cadres de l’association.

Un nouveau membre pourra joindre l’association durant l’année. Il devra acquitter sa cotisation au tarif en vigueur au prorata du nombre de semaines restantes avant la réunion annuelle.

PRIVILÈGES DES MEMBRES:

Un membre ayant acquitté sa cotisation lors de la réunion annuelle, se verra octroyé les privilèges suivants : prise de RV & tirages au sort, participation à l’assemblée annuelle, droit de vote, faire partie de la liste d’envoi de l’ARMM, avoir droit à l’information concernant les échanges de RV, être inclus sur notre site web avec ses coordonnées et participer aux activités de l’ARMM.

Pour ceux qui auront acquitté leur cotisation après la tenue de la réunion annuelle (le dernier vendredi d’octobre), pourront bénéficier des privilèges suivants effectifs le jour du paiement : droit de vote, faire partie de la liste d’envoi de l’ARMM, avoir droit à l’information concernant les échanges de RV, leur profil à jour sur notre site web et participer aux activités de l’ARMM.

Les tirages de RV dans les cliniques seront attribués sur une base individuelle (par membre) aux représentants présents à la réunion annuelle en fonction des plages horaires disponibles. Dans certaines situations où l’accessibilité est restreinte et par souci d’équité envers les membres, le comité exécutif se réserve le droit d’adapter le mode de tirage dans le cas de ces situations exceptionnelles afin d’assurer le bon déroulement de la réunion annuelle. Dans ce cas, seuls les représentants présents seront admissibles aux RV par souci d’équité même si les représentants qui sont absents ont un mandataire pour leur prise de RV (voir section 11 ASSEMBLÉES).

ANNÉE FISCALE:

L’année fiscale débute le premier octobre de chaque année et se termine le trente (30) septembre de chaque année.

L’ARMM, puisqu’incorporée, se doit de produire un rapport d’impôt. L’ARMM n’a pas comme mandat de donner des commandites ou dons.

ADMINISTRATION:

Les affaires de l’association seront administrées par un bureau de direction composé de trois membres. Les membres élus rentreront en fonction dès la fin de l’assemblée générale. Ce bureau de direction pourra accepter dans l’association de nouveaux membres en cours d’année et pourra aussi suspendre des membres qui n’auraient pas respecté le code d’éthique de l’association. (Voir section 16 sous la rubrique SANCTIONS).

Les élus du comité exécutif ont un pouvoir décisionnel visant la bonne marche de l’association. Les décisions prises par le comité exécutif doivent être en ligne avec les buts fixés dans le statut et règlements (Voir section 2).

Dans une optique de rigueur, toutes décisions amenant une dépense supérieure à 1000.00$, devront obligatoirement être assujetties au vote. Ledit montant sera accordé si la majorité plus un (50% + 1) des répondants est en accord avec la proposition.

Pour des situations urgentes et exceptionnelles, un vote par courriel nécessitant un taux de participation d’au moins 25% dans un délai de deux semaines pourra être tenu. Ledit montant sera accordé si la majorité plus un (50% + 1) des répondants est en accord avec la proposition.

Il ne pourra être possible de fractionner une dépense dans le but de contourner le montant limite de 1000.00$.

OFFICIERS:

Le comité exécutif de l’ARMM, composé de 3 membres, a comme mandat de travailler à ce que la relation entre les cliniques médicales et les représentants se passe pour le mieux. Le comité a la responsabilité des rendez-vous dans les établissements de soins de santé qui en ont demandé la gestion par l’ARMM.

Il s’engage à être à l’écoute de ses membres et d’assurer de toujours communiquer les informations nécessaires au bon déroulement de notre travail au quotidien.  

Il est également responsable de la mise sur pied des activités sociales de l’ARMM. 

Les membres du bureau de direction sont élus pour des mandats de deux ans, exerçant leur mandat dès leur élection par l’assemblée générale, et ce pour une période de 2 ans.

Les membres seront élus aux postes spécifiques selon le processus électoral. Le bureau de direction sera composé d’un président, d’un vice-président et d’un directeur.

• Président(e) : Veille au bon fonctionnement des activités de l’association. Soutien aux membres et nouveaux membres. Présider les assemblées. Responsable des procès-verbaux de l’assemblée et ceux des réunions du comité. 
• Vice-Président(e) : Responsable de la comptabilité. Responsable du rapport d’impôts et gestion des finances. Responsable du casier postal. 
• Directeur(rice) : Reçoit les plaintes *confidentielles*. Lien entre l’exécutif et les membres. Responsable de la mise à jour site internet. Gestionnaire de la boite courriel. 

ÉLECTIONS:

Les élections auront lieu chaque année durant l’assemblée générale. Pour éviter de remplacer tous les officiers la même année, aux années paires, 2 officiers seront en élection soit, le poste de président et directeur. Lors des années impaires, 1 officier verra son poste être en élection, en l’occurrence vice-président.

Dans le cas où les postes en élections ne sont pas tous pourvus lors de la réunion annuelle, le dernier vendredi d’avril de chaque année, on pourra procéder à une élection complémentaire, selon la même procédure que pour une élection régulière.

La séance d’élection sera dirigée par un président d’élection que désignera l’assemblée. Celui-ci ne pourra être élu.

Tout membre en règle peut être éligible comme candidat pour un poste au bureau de direction pourvu qu’il soit proposé par un membre également en règle.

Le président d’élection devra soumettre à l’assemblée les noms des membres qui ont fait parvenir par écrit leur candidature à un poste du bureau de direction. Il devra compléter cette liste avec les noms des membres proposés par l’assemblée générale.

Si le nombre de candidatures dépasse le nombre de postes en élection, le président d’élection devra demander un vote secret, par écrit. Il devra par la suite ramasser les bulletins et procéder au dépouillement. En dernier lieu il annoncera les résultats du vote à l’assemblée.

Pour compléter le nombre requis de membres du comité exécutif, il sera fait autant de tours de scrutin que nécessaire, parmi les candidats ayant obtenu le même nombre de votes.

DÉMISSION/ABSENCE PROLONGÉE/PRÉSENTÉISME:

Un membre du comité exécutif peut démissionner en tout temps pourvu qu’il ait rempli toutes ses obligations à date envers l’association.

Dans le cas d’une démission ou d’une absence prolongée (plus de 6 mois), au cours de la première année d’un mandat, le comité exécutif peut se réserver le droit de ne pas remplacer le poste vacant jusqu’à la prochaine réunion annuelle. À ce moment, un poste intérimaire sera en élection pour combler le reste de la durée du mandat initial. Dans le cas où un départ ou absence prolongée survient dans la 2e année du mandat, le comité exécutif peut se réserver le droit de ne pas remplacer le poste vacant jusqu’à la prochaine réunion annuelle. Le poste sera alors en élection conformément à la section 9 ÉLECTIONS.

Dans le cas où le comité décide de pourvoir un ou plusieurs postes, des élections pourront avoir lieu au besoin.

En s’engageant dans le comité exécutif les attentes envers l’officier sont de :

• S’assurer d’une disponibilité pour s’acquitter de ses engagements et responsabilités dans les délais prévus
• Présence et participation active aux réunions de l’exécutif

Dans le cas où il y aurait un manque évident d’implication, le comité exécutif se réserve le droit de se pencher sur la situation et de voter pour une sanction qui pourrait se solder par une expulsion du comité exécutif.

ASSEMBLÉES:

Les assemblées seront convoquées par le président. La date de l’assemblée générale annuelle est fixée au dernier vendredi d’octobre de chaque année et la convocation écrite devra parvenir aux membres au plus tard huit jours avant l’assemblée. Dans le cas où le dernier vendredi serait le 31 octobre, la réunion se fera le vendredi précédent le 31 octobre.

Une assemblée générale spéciale pourrait être convoquée par le président si une demande en ce sens parvient au bureau de direction. Cette demande devrait se faire par écrit et comporter les signatures d’au moins quinze membres.

Les assemblées générales devront se dérouler à Trois-Rivières ou dans un rayon de 35 km.

*** Heure d’arrivée établie afin d’être admissible aux tirages des rendez-vous ***

L’heure d’arrivée est fixée à 8h00. Les membres doivent avoir payé leur cotisation, au plus tard à 8h55, s’ils veulent faire partie de la première vague de tirage des rendez-vous. Les boîtes de tirage seront ramassées à 9h00.

Un représentant arrivant après 9h00 verra son nom être mis dans le tirage des personnes absentes. ***Attention : un retard dû à un accident, une tempête, une panne de voiture doivent être communiqués dès que possible aux membres du comité – le représentant pourra alors faire partie de la première vague de tirage.

Les personnes absentes, qui désirent mandater un de leur collègue pour prendre les rendez-vous à leur place, devront avoir une lettre (courriel) de leur compagnie pour motiver leur absence. Cette lettre ou courriel doit parvenir au président de l’ARMM. Ceux-ci feront partie d’une 2e vague de tirage des rendez-vous, à la fin de la réunion, selon les disponibilités restantes.

Les assemblées du bureau de direction seront convoquées selon les besoins par le président.  * VOIR ANNEXE A: CODE D’ASSEMBLÉE.

SITE WEB:

L’association produira un site web, incluant le profil de ses membres, et il sera mis à jour chaque année à la suite de l’assemblée générale. Y seront ajoutés également le nom de nos commanditaires, nos statuts et règlements et notre raison d’être. Le comité exécutif s’engage à faire la promotion du site web.

ACTIVITÉS:

L’ARMM tentera d’organiser des activités sociales pour ses membres en fonction des intérêts des membres et du budget disponible.

MODIFICATION DES STATUTS ET RÈGLEMENTS :

Toute proposition de modification des statuts et règlements devra être reçue par le bureau de direction, au moins dix jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.

CODE D’ÉTHIQUE:

• Le représentant doit en tout temps se comporter selon les plus hautes normes professionnelles et morales.
• Il doit en tout temps respecter les engagements qu’il a contractés, autant envers les cliniques que les exhibits d’hôpitaux.
• II doit utiliser le temps mis à sa disposition pour fournir rapidement des renseignements complets et précis. Il ne doit en aucun cas chercher à dénaturer les faits.
• S’il doit parler de produits concurrents, le représentant doit se limiter à des comparaisons de fait et ne pas attaquer la réputation du concurrent.
• Il doit agir de façon professionnelle, en utilisant son jugement dans sa relation avec les professionnels de la santé de même qu’avec le personnel paramédical. Il doit toujours garder en mémoire que tout comportement répréhensible porte préjudice à la profession, donc à l’ensemble de ses collègues.
• Il ne devrait pas se trouver plus de deux représentants en attente pour rencontrer le même professionnel de la santé. Un troisième arrivant ne devrait pas s’imposer, mais plutôt quitter les lieux.
• S’il ne peut se présenter à un rendez-vous, en aviser la secrétaire.
• Il est responsable de se conformer au code de pratique de Médicaments Novateurs Canada.
• Le représentant se doit de connaître et de respecter les règlements de chaque établissement de soins de santé qu’il visite.
• Un représentant ne peut pas prendre un rendez-vous (dans une clinique ou un hôpital) pour un collègue représentant qui ne fait pas partie de l’ARMM et couvrant un autre territoire.
• Un représentant (membre) ne peut pas prendre un rendez-vous dans le seul but de le transférer à un autre représentant (membre ou non- membre). En cas de litige, le comité exécutif se réserve le droit d’effectuer des démarches supplémentaires et considérer des sanctions.

***Tout manquement à ce code d’éthique devrait être soumis à un membre de l’ARMM.

SANCTIONS:

Les plaintes seront acheminées au directeur à l’exception d’un cas de conflit d’intérêt ou d’apparence de conflit d’intérêt.

Par exemple, si la personne visée par la plainte est :

• Le directeur ;
• Un collègue de travail de la même compagnie que le directeur;
• Une personne liée de quelque façon que ce soit (ami, conjoint, parent, etc.) l’empêchant d’avoir un jugement impartial.

À ce moment, la plainte devra être acheminée à un autre membre du comité exécutif, au choix du plaignant.

Le directeur prendra en considération les plaintes des membres de l’ARMM et les plaintes des cliniques et/ou établissements de soins de santé.

La procédure pour gérer les plaintes sera comme suit :

• 1ere offense : rencontre du directeur avec chacune des parties concernées. Ces rencontres seront gardées par écrit et la signature du représentant en cause sera nécessaire afin de prouver que ce dernier a été rencontré et averti une première fois. Ces documents confidentiels serviront seulement à titre de preuves informatives pour l’association.
• 2e offense : lettre au supérieur immédiat
• 3e offense : lettre au supérieur immédiat avec pertes des privilèges de l’ARMM (renvoi de l’association) pour une durée de 1 an.

N.B. Toutes les plaintes concernant le code de Médicaments Novateurs Canada seront gérées par les compagnies membres de Médicaments Novateurs Canada.